医疗病案管理(下)——病案管理现状及问题

自近现代医疗体制建立以来,随着科学技术的发展和医疗水平的提高,世界各国逐渐开始意识到病案在医疗、科研、疾病预防等方面的重要价值。本期内容将对各医疗机构病案管理的现状作出分析,总结老式的病案管理存在的问题,希望引起相关工作者的重视,并对相关问题的解决起帮助作用。

据统计,自新一轮医改启动以来,我国医疗服务量快速增长。2014年全国总诊疗人次达78亿人次,比上年增长6.6%,入院人数20500万人,比上年增长6.69%。

在诊疗量高速增长的情况下,病案数量呈现几何数递增的趋势,随着每年新增,档案的数量越来越多。而且病案存放时间长,根据《医疗机构管理条例实施细则》第53条规定,医疗机构的门诊病历保存期不得少于15年;住院病历保存期不得少于30年。在实践中,各大医院为了保存医院教研、医疗历史的原始资料,对病案基本实行永久保存制。在大多数医院特别是大型综合性医院,病案存放空间不足的问题长期不能得到有效解决,甚至已经严重影响了病案管理工作的正常运行。

为了保证病案长期安全的存放,各医院还需承担大量的管理成本,包括:病案室建设成本、病案存储设施成本、人力成本、信息技术成本和满仓迁移成本等。

此外,保险公司、医护人员、管理人员、患者等各方面人员对病案调阅、复印的需求也越来越频繁,甚至某一份病案在同时段被多个用户调用。因此,传统的病案管理模式已不能同时满足多方需求,必须寻求适应新时期发展需要的病案现代存储和管理方法。

病案外包存储管理模式为各大医院提供了很好的问题解决方案。
病案外包存储管理模式的含义:

医院与外包服务公司之间签署托管服务协议,将医院大量年限较为久远、使用频率较低的纸质病案交接给外包服务公司管理,由外包服务公司提供病案的扫描、存储、管理、调阅、统计、销毁等服务,以减轻病案室存储空间的压力,降低病案科工作人员的工作强度。从而达到降低成本,提高效率,充分发挥医院自身核心竞争优势的目的。

病案外包存储管理模式的优势:

1. 更节约:病案外包可以为医院节约大量的病案管理成本,包括:病案室建设成本、病案存储设施成本、人力成本、信息技术成本和满仓迁移成本等。节约比例高达40%-80%。

2. 更安全:完善的库房防火、防盗、防潮、防水、防虫、防尘、防光、防污染的八防设施,可以有效降低环境对于病案载体本身的影响;严密的安防设施、完善的管理制度和强大的管理系统,保证病案信息不会外泄,保持医患之间的信息对等性和原始病案的唯一性,有效的保证科病案的保密性,减少了医患之间因病案引起的矛盾。

3. 更方便:简化医院自我病案管理流程,只需与外包服务公司联系,快速满足存储、调阅、销毁的所有需求;专业的档案管理系统,可以自动提示有哪些病案到了销毁年限,哪些病案触及了调阅时效警戒线还未归档;对病案的历史数据进行全程的保存,方便管理或进一步的数据挖掘;细致而又清楚的核算账单,方便进行多科室间的账目分担和资金核算。

4. 更高效:大大节约病案调阅的所需时间;优化办公场地配置,使医院的管理资源得以释放,职能优化,减少设备的重复投入,优化设备使用率,减少设备闲置率,并能很好地应对因病案增长而增加管理难度的问题;能够统一和固化管理规范,强化内部控制和风险防御,进一步提高医院对于病案的集中管控力度和效率,提高病案管理水平。