• 【荣誉】博泰文档荣膺“中国档案寄存外包服务金牌服务商”称号

        6月,中国商业档案储服务领先企业博泰文档荣获中国档案科技产品中心授予的“中国档案外包服务金牌服务商”称号,以国际标准的高品质服务赢得市场认可。博泰文档的经验是完善的服务体系和安全管理体系,以及强大的IT系统支撑是实现档案外包高品质服务的三大保障。     在中国,商业档案服务尚属朝阳行业,它随着企业或组织档案不断增长却无处放的困境而产生,采用企业档案集中托管方式帮助企业解决档案放空间不足、档案管理人才不足、自建库成本耗费高等难题,目前该行业在国内仅有不足10年的历史,尚且没有统一的行业标准,服务和管理质量良莠不齐,很多企业还停留在用excel表管理保管中心阶段,自我研发的简易管理软件由于实际经验不足也在着安全隐患。      ...;  在对安全和速度以及成本要求较高的中国档案外包服务业,只有真正围绕客户需求,不断完善自我服务体系和安全管理体系才能取得客户信赖,从而赢得行业地位。

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  • 档案寄存 看不见的管理更重要

    提到信息安全,我们通常想到门禁、摄像头这样的眼睛看的见的安全设施。其实,要做到信息安全远远不止这些,看不见的管理更重要。 比如门禁管理,比门禁系统更重要的,是一系列管理机制,门禁卡人手一张、用户名和密码禁止相同、密码禁止过于简单、进入仓库必须手持工单等等。 再说说储位管理,一般仓库没有软件系统支撑,储位管理是划片方式,就是为每一个客户分配一片专属区域,这样做任何人都能查找到档案信息,信息泄露风险极高。专业的储位管理要通过IT系统用安全算法的方式来动态分配储位、用条码系统来绑定储位,哪些客户的哪一个档案箱在哪个储位,任何人都记不住找不到,只有通过IT系统和条码系统才能快速定位。采用安全算法分配储位的管理方式,信息泄露风险被大幅降低。 还有调阅室管理、访客管理、员工保密协议等等,这些管理都涉及到信息安全。 信息安全,考验的是态度。一个以信息安全为已任的第三方档案管理公司,不会只做表面功夫,不会因为客户要求分片储而不坚守安全管理之道。

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  • 档案寄存选对地点是关键 民宅和写字楼有风险

    问题: 我们是一家保险公司的分支机构,档案放在外库(有民宅和写字楼),有什么风险吗? 回答: 有些企业的档案电子化工作做的好,内部调阅一般使用电子调阅方式,只有年审和法律需求才用到实物调阅,因此对调阅需求不重视,对档案管理的定位就是储。档案室放不下了,就在附近租用民宅或写字楼做为临时仓库,有的甚至是地下室,这里面的风险还是很大的。 首先是八防风险: 租用的外库,一般八防达不到档案室的要求,比如安防方面要有24小时自动监控和人工巡逻、防盗报警系统、门禁系统,防火方面要有红外感应、雾化喷淋等等。如果是地下室,水浸风险非常大,搞不好几年的档案就全泡汤了。 第二是承重风险: 档案室的承重要求是每平米3000kg,而民宅和写字楼的承重在每平米200-300kg。大多数公司在租用外库储时,一般采用纸箱堆叠的方式储,密度很大,承重风险是显而异见的。如果由此导致建筑物变形甚至更严重的问题,不光有信息资产和财产损失,还会涉及到法律责任。 因此,建议将档案到正规的专业仓库,既能提高档案本身的安全度,也能规避行政和法律风险。

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  • 档案馆将取消对企业提供收费服务 商业档案存储需未雨绸缪

    提问: 到档案馆,又听说国家有政策不让档案馆对企业提供收费服务了,有这回事吗? 回答: 是的,这是国家财政部和发展改革委2013年发布的通知(财综〔2013〕67号)。随后,国家档案局在发文中明确要求,全国各级档案部门(含各级各类档案馆)必须严格按照《通知》要求,立即停止所有利用档案收费,不得以任何理由拖延或者拒绝执行。凡未按规定取消相关收费的,将追究责任人员的行政责任。 因此,各级档案馆,将陆续清退非进馆单位的企业档案。已经将档案入档案馆的企业,要及时与档案馆工作人员联系,咨询转移档案的具体事宜。也许你所在的档案馆并未通知你转移档案,但这个事情是随时可能发生的,负责企业档案管理的部门要非常重视此事,提早安排,防止被动,因为寻找合适的档案地点是需要时间周期的。 注:政策原文参见国家档案局网站 http://www.saac.gov.cn/news/2013-07/18/content_26123.htm

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  • 【签约】博泰文档助力国家级媒体财务档案管理

    2013年底,中华人民共和国官方电视媒体之一的BTKH(为确保客户信息安全,客户名称均以BTKH代替)财务管理中心会计核算处签约博泰文档,用其高标准仓库、专业八防管理和BT作业流程管理完成财务档案的专业化。 作为中国最重要的媒体之一,1958年即成立的BTKH在中国拥有无可替代的媒体权威性, 而作为一个组织机构,由于成立时间较长,历史性财务账本较多,这些财务档案需要被完好的保,对保条件要求极高。另外,财务档案本身的保密性对高安全级别的储条件有天然的要求。 出于对保条件的高标准要求和对安全性的考虑,BTKH最终选择与国内最专业的纯内资商业档案管理服务企业——博泰文档合作,将其部分财务历史档案移交博泰文档管理。 博泰文档严格执行国际档案管理标准的NLS商业档案管理服务体系完全满足BTKH的要求,其拥有国际规范安防体系的高标准仓库,监控设施完备,监控...IT系统为档案快速调阅提供保证。而将档案交给专业的服务商做也将大大降低自建库储的成本。 BTKH与博泰文档的合作,使其财务档案管理更加安全、规范,是大型媒体和央企的典范。

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  • 【报道】第27届全国病案管理学术会议,博泰文档在A01展位恭候您的到来

    由中国医院协会病案管理专业委员会主办的“第27 届全国病案管理学术会议”将于2018 年9 月20-21 日在浙江省杭州市召开,会议主题是“共担 共赢 共享”,本届会议将围绕“病案科室专业建设、医疗改革、医疗数据、国际疾病分类等“重点议题深入展开。     北京东方博泰文档数据外包服务有限公司(简称“博泰文档”)专注于文档全产业链外包服务,受邀参加此次会议,并在A01展位恭候您的到来,为您提供更安全、更高效、更节约的“纸质病案托管解决方案”!   展位示意图 博泰文档专注于文档全产业链外包服务,是国内首家遵循国际化标准的商业档案管理服务企业,中国档案学会档案托管和数字化加工服务定点生...泰文档的服务内容覆盖档案管理的各个环节,主营业务包括:档案的物流、整理、录入、数字化、储、调阅利用、递送和销毁、信息化、BPO外包服务。博泰文档同时为客户提供数据处理和数据挖掘服务,为客户的经营决策

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  • 【报道】第27届全国病案管理学术会议,博泰文档圆满结束

    2018年9月20-21日,由中国医院协会病案管理专业委员会主办的“第27届全国病案管理学术会议”顺利召开,来自全国各地的上千名病案专家主任齐聚杭州,共享此次盛会。 北京东方博泰文档数据外包服务有限公司(简称博泰文档)受邀参加此次盛会,收获满满。自2010年成立以来,博泰文档专业从事文档全产业链外包服务,服务内容覆盖档案管理的各个环节,在A01(博泰文档)展位重点推出了“纸质病案托管解决方案”,博泰文档凭借“专业的病案著录”、“安全的库房储环境”、“高效的文档管理系统”以及“便利及时的调阅服务”,获得参会专家主任的一致认可! 此外,博泰文档独具四大核心优势,带给客户更安全、更高效、更方便的服务体验,参会专家主任们产生了浓厚的兴趣,纷纷与我们进行了深入的业务沟通。 非常感谢各位专家领导的到来!此次会议已经圆满结束,欢迎各位档案(病案)专家领导们随时与博泰文档联系(服务热线400-015-1580),我们将为您提供全

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  • 【荣誉】博泰文档荣膺“全球最佳服务外包供应商中国五十强”称号

    被全球专业文档管理协会(PRISM)批准的中国会员,中国档案学会档案托管类定点生产企业和数字化加工服务定点生产企业。       博泰文档是国内档案业界档案储量最大、档案保管中心最多、服务网点覆盖面积最广的专业服务商,服务网点覆盖全国300多个城市和地区。博泰文档已经为全国性金融机构、全球五百强企业、大型央企、全国性集团企业提供专业的档案管理服务。服务内容覆盖档案生命周期中各个环节,主营业务包括:档案的物流、整理、录入、数字化、储、调阅利用、递送和销毁、信息化、BPO外包服务。博泰文档同时为客户提供档案数字化、数据处理和数据挖掘服务,为客户的...到了业界的充分肯定。博泰文档将继续凭借完善的服务体系、安全的管理体系和强大的IT系统支撑这三大保障实现档案外包的高品质服务。       博泰文档将秉承

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  • 【报道】博泰文档授课保险机构公文联系人培训班

    化管理、保和利用。而更安全、更高效、更方便、更节约的档案托管管理形式,将是管理档案的发展趋势。以多家全国性保险公司档案区域集中托管为案例,讲述博泰文档作为国际档案管理标准中国最佳实践,拥有高标准的库房和实施,领先的设备和技术,严格的“十防”管理措施,为客户带来了更高效、更方便的调阅管理服务,节约了储空间、设备投入和管理人力成本,为客户创造了更多的免费增值服务

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  • 档案清单为什么必须双录管理?

    我们都知道,档案清单录入是档案管理里很重要的环节,清单的准确率直接关系到档案被定位与查找的速度。一旦出现错误,将必然出现查找档案错误,只是发现时间早晚的问题,严重的将导致某些档案无法被找到。此时要解决问题,只能重新排查,进行清单重录工作,成本就相当高了。 档案清单的录入工作,自管方式一般由档案管理人员自行完成,方式可通过第三方服务商来完成。不管谁来做,保障档案清单的准确率都是一个有挑战的工作。 清单录入的工作内容本身很简单,其挑战来自对高准确率的追求。避免漏录、错录,是需要工具和方法的。专业的录入系统是必不可少的,支持双录模式,系统自动比对两遍录入的数据差异,找出漏录和错录的数据记录,再通过人工修正将差异点调整为零。 录入系统一般还支持字段的数据类型定义,比如日期型、数字型、文本型之类的,这样应该输入数字的地方如果被输入文本系统就会及时报错直到输入正确的数据类型才被通过,这样就能及时控制可能产生的基本错误。 对于特别重要的信息,还可以设置字段双录通过模式,在每一遍录入的过程中,该字段都要求双录正确才能通过,像身份证号等唯一编码类的数据,能保障100%的准确,确保档案关键

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