会计档案纸质归档仍是主流

以往企业以纸质形式进行会计档案管理工作,需要打印大量凭证,耗费大量的纸质资料,占用空间极大,整体工作效率较低,具有成本高、易损毁等缺点;而随着现代信息通信技术的发展,云计算、云共享愈发成熟,财务共享模式应用更为广泛,电子会计档案管理成为主流趋势,会计档案管理从传统的纸质档案转向电子档案。那么问题来了,如果以电子的形式对会计档案进行管理,那么最终会计档案的归档保存工作能否也以电子形式来完成抑或仍需以纸质为载体?

20151211日,中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号发布了修订后的《会计档案管理办法》。《会计档案管理办法》一方面肯定了电子会计档案的法律效力,电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理;另一方面,为确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全,对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式也提出了相应的要求。

那么,如果电子会计资料仅以电子形式归档保存需要满足哪些要求呢?

一是形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

四是采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

五是建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案;

七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

根据上述条件可知,具有永久保存价值或者企业重要保存价值的会计档案都不能仅以电子形式进行归档保存,至少要以纸质形式进行归档保存;而对于定期保管的会计档案如果想要仅以电子形式归档保存,则要注意必须要同时满足上述的相应条件,要确保电子会计资料的真实性同时相关流程需要在线上完成、要拥有符合国家相应标准的会计核算系统及电子档案管理系统、要确保电子会计资料的安全并且及时备份,如果是单位外部接收的电子会计资料还需要附有符合国家标准的电子签名。然而对于当前国内企业、单位而言,大都难以同时满足上述相应条件,所以尽管当前电子会计档案管理成为主流趋势,但是就会计档案归档保存而言,无法同时满足上述相应要求的企业单位仍需要以纸质的形式对会计档案进行归档保存。